Transforma la Gestión Documental con
Sistema Integrado de Gestión Documental - SIGDOC ®
La gestión documental es un pilar clave en cualquier organización. SIGDOC® es una solución avanzada que permite la administración eficiente de documentos físicos y electrónicos, garantizando cumplimiento normativo, automatización de procesos y seguridad de la información.
Con SIGDOC®, las entidades pueden optimizar tiempos, reducir costos operativos y garantizar la trazabilidad de su información, asegurando un acceso rápido y controlado a los documentos.
¿Qué es SIGDOC?
SIGDOC® es un sistema integral para la administración de documentos y expedientes, diseñado para entidades públicas y privadas. Su enfoque modular permite centralizar, estructurar y optimizar la gestión documental, facilitando el acceso, la trazabilidad y la seguridad de la información.
🔹 Automatiza la radicación, distribución y clasificación documental.
🔹 Facilita el cumplimiento de normativas archivísticas.
🔹 Optimiza procesos y mejora la eficiencia administrativa.
🔹 Protege el patrimonio documental y garantiza su acceso controlado.
Con SIGDOC®, la información se gestiona de manera segura, ágil y eficiente, permitiendo a las organizaciones enfocarse en su productividad sin preocuparse por la complejidad de la gestión documental.
Principales Funcionalidades de SIGDOC
SIGDOC® optimiza la gestión documental desde la creación hasta la disposición final de los documentos. Sus funcionalidades están diseñadas para facilitar el acceso y mejorar la eficiencia operativa.
✔ Ventanilla Única → Centraliza la radicación y gestión documental con trazabilidad.
✔ Retención Documental → Administra el ciclo de vida de los documentos según normativas vigentes.
✔ Gestión de Expedientes → Organización eficiente de documentos contractuales, administrativos y laborales.
✔ Indexación de Documentos → Clasificación avanzada mediante metadatos estructurados.
✔ Digitalización y OCR → Conversión de documentos físicos a electrónicos con búsqueda avanzada.
✔ Flujo de Trabajo (Workflow) → Automatización de procesos y control de tareas.
✔ Gestión de PQRSD → Administración de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Características Destacadas
📌 SIGDOC® está diseñado para optimizar cada etapa de la gestión documental, brindando una plataforma confiable, escalable y segura.
✅ Gestión Integral y Escalable → Control total desde la producción hasta la disposición final de documentos.
✅ Cumplimiento Normativo Garantizado → Alineado con la Ley 594 de 2000 y otras regulaciones archivísticas.
✅ Automatización Inteligente → Optimización de flujos documentales con tecnología avanzada.
✅ Seguridad y Control de Accesos → Gestión de permisos y roles para proteger información confidencial.
✅ Búsqueda Inteligente y OCR → Localización rápida de documentos mediante IA y reconocimiento de texto.
✅ Firma Digital y Electrónica → Validación segura de documentos con validez jurídica.
✅ Reducción de Costos y Sostenibilidad → Disminuye el uso de papel y reduce costos operativos.
Optimización y Beneficios
📈 Implementar SIGDOC® reduce hasta un 80% los tiempos de gestión documental, minimiza errores y facilita el acceso seguro a la información.
✔ Automatización de trámites y procesos → Digitalización y optimización de flujos documentales.
✔ Control total de accesos → Permisos y seguridad avanzada para documentos sensibles.
✔ Búsquedas rápidas y eficientes → Aplicación de inteligencia artificial y OCR para localización instantánea.
✔ Reducción de costos operativos → Ahorro en papel y recursos administrativos.
✔ Gestión de tiempos de retención → Alertas automáticas para cumplimiento archivístico.
✔ Mayor productividad → Optimización del trabajo en equipo y reducción de tiempos de respuesta.
Tecnología y Arquitectura del Sistema
SIGDOC® ha sido desarrollado con una arquitectura escalable y flexible, que permite su personalización según las necesidades de cada organización.
📌 Funcionalidades clave:
✔ Creación de Documentos y Expedientes → Flexibilidad total con campos personalizados y etiquetas.
✔ Adjuntar y gestionar archivos → Soporte para imágenes, audios y documentos ofimáticos.
✔ Trazabilidad y Seguridad → Seguimiento detallado del ciclo de vida documental.
✔ Flujo de Trabajo Personalizado → Creación de procesos con múltiples estados y transiciones.
✔ Notificaciones Automáticas → Alertas por correo y recordatorios de tareas pendientes.
✔ Módulo de Búsqueda Avanzada → Filtrado por metadatos, fechas y tipos documentales.
✔ Reportes y Estadísticas → Análisis de datos en tiempo real para toma de decisiones estratégicas.
